Hele klinikken, ét sted

Udskriften kommer fra behandlerens egen enhed. Systemet skriver et udkast efter klinikkens egen skabelon — og skabelonerne kan I selv skrive, så notatet ligner jeres, ikke vores.

Ydelser med varighed og pris, åbningstider pr. ugedag, lukkedage, og en sygemeldingsknap, der aflyser dagen, lukker kalenderen og skriver til klienterne med tilbud om ny tid.

Hver uge, hver anden, tredje eller fjerde uge, eller samme ugedag hver måned — et antal gange, til en dato eller indtil videre; så lægges der et halvt år frem, og der fyldes på, efterhånden som tiden går. Sammenstød vises, før der oprettes noget, så de gange kan springes over eller oprettes alligevel. Én gang kan flyttes eller aflyses alene, eller «denne og alle fremtidige». Klienten får én bekræftelse for hele forløbet — «hver tirsdag kl. 10 fra den 7. oktober, 10 gange» — og påmindelser pr. gang som ellers.

I browseren, uden konto og uden download. Klienten lukkes ind fra venteværelset, og mødet knyttes til hende i journalen. Optagelse kun til det, hendes stamkort siger ja til — og er mødet knyttet til hende på forhånd, går den i gang af sig selv.

Et navn ved døren er ikke en klient — to kan hedde det samme. Så mødet knyttes til en klient i registret, før, under eller efter samtalen. Kommer hun ind ad linket fra sin bekræftelse, kender rummet aftalen og knytter det af sig selv; ellers vælger psykologen hende ved døren, i bjælken over billedet («Journal: …») eller på slutskærmen — og kan rette det bagefter. Optagelserne følger med, og skiftes klienten midt i en optagelse, stopper den: der filmes kun til det, den rigtige klients stamkort siger ja til. Et notatudkast, der ikke ligger på en klient, sendes aldrig til AI — det venter, til det er knyttet, og skrives så, hvis hun har sagt ja.

Klientens ja på stamkortet er hele samtykket — også i et videomøde. Er mødet knyttet til hende på forhånd (aftalen i appen, linket fra bekræftelsen eller psykologens valg ved døren), går optagelsen i gang af sig selv, når billedet er der: udskriften og filmen til de formål, hun har sagt ja til. Hun ser «Optager», hvad der optages, og hvorfor, og kan stoppe det med ét tryk. Har hun stoppet det, spørges hun, før der optages igen — og det gør hun også, hvis samtykket skulle have været fornyet. Hver optagelse bærer, hvad den hvilede på: stamkortet eller hendes kryds i mødet.

Videomødet på nettet skriver nu samtalen ud til journalen — uden at lyden forlader psykologens computer. En dansk talemodel («Røst» fra CoRal-projektet) kører i browseren selv, og psykologens og klientens stemme skrives ud hver for sig, så udskriften ved, hvem der sagde hvad. Lyden slettes, i samme øjeblik dens tekst er lavet, og lukkes fanen midt i, skrives resten færdig, næste gang rummet åbnes. Kun teksten går til journalen, og der afgør AI-låsen, om en sprogmodel må skrive udkastet. Intet sendes, før I har lagt på: beder klienten om at stoppe og slette, kasserer psykologen udskriften i samtalen, og har hun stoppet en optagelse, går den ikke i gang af sig selv igen samme dag. Modellen hentes én gang pr. computer — fra klinikkens egen server, ikke fra en tjeneste.

Bygges ud fra aftalen, CPR og ydelseskoden. Regner alderen på behandlingsdagen, holder øje med loftet på 7.200 kr. over rullende tolv måneder, og nægter at sende noget ufuldstændigt.

Tjent, booket forude, tabt på aflysninger og udeblivelser, svind i procent — og belægning, som er det tal, ingen andre viser: hvor stor en del af den åbne tid der faktisk blev brugt.

Hele journalen som HTML, CSV og JSON med checksummer. Et notat pr. side, i en mappe pr. klient, læsbart i en browser om ti år uden vores software.

En engangskode til telefon eller mail, og et opslag i klientregistret før der oprettes noget. Et navn alene lægger aldrig to journaler sammen — det kræver en bekræftet kontaktoplysning. Det er dét, der afgør, om et bookingsystem skaber dubletter eller ej.

En aflyst tid bliver til et hul, og hullet bliver tilbudt videre — ét tilbud ad gangen med en udløbstid, efter klinikken selv har haft tyve minutter til at gribe det. Køen og fravalgene står på skærmen med begrundelse, så det ikke er en sort kasse.

Otte samtaler hos Tryg, sagsnummer, udløbsdato. Bevillingen er et objekt, aftaler hæfter sig selv på den, og der siges til før den sidste samtale — ikke bagefter. Vi har ikke set det hos nogen anden, fordi det er et europæisk problem.

Den, der skriver, er ikke klient endnu og har ingen nøgle. Beskeden skrives alligevel krypteret med psykologens egen nøgle og går aldrig gennem en e-mail. Et cpr-nummer i feltet bliver afvist med en forklaring i stedet for gemt. Varslet — i appen eller på sms — siger at der ER noget, aldrig hvad.

Dagen og samtalen på iPhone, kalenderen og journalen på iPad, og uret til at starte samtalen og markere stedet til supervisionen med et dobbelttryk — uden at røre en skærm. Låst med Face ID; nøglen forlader ikke enheden.

Klinikken og klienten kan skrive sammen. Indholdet er aldrig i sms’en; den bærer kun et link, der kræver hendes egen kode. Og skærmen kan skelne «skrevet», «varslet», «åbnet af klienten» og «kom IKKE frem» — for en besked, der ser sendt ud uden at være det, er den dyreste fejl i kategorien.

Fem modtagere med hver sin grænse: en arbejdsgiver må ikke få en diagnose, heller ikke hvis klienten selv beder om det. Grænsen står på skærmen mens man skriver, ikke som en advarsel bagefter — og brevet skrives ind i journalen, for det spørgsmål bliver stillet to år senere. PDF uden nogen afhængigheder.

Seks faste punkter — opbevaring, optagelse af samtalen, notat med hjælp fra AI, videooptagelse og videoens to formål, supervision og undervisning — kan få jeres egen ordlyd. Alle seks er med fra start, også videoen; en klinik, der ikke filmer, slår den fra. Opbevaring er altid med; de øvrige kan slås til og fra, og de hænger sammen, som de gør i virkeligheden: AI-notatet står under optagelsen, supervision og undervisning under videoen, og siger klienten ja til et underpunkt, sættes det, det hviler på, til ja af sig selv — med en sætning, der siger det. Et punkt kan kræve et svar — ja eller nej — og dertil kommer op til tolv punkter, I selv finder på. Intet er afkrydset på forhånd, og et «nej» bliver gemt som et nej. De ord, klienten læste, gemmes sammen med svaret — også hvis I retter ordlyden senere. Samme skema bygges i appen og på hjemmesiden og kan sendes som link eller rækkes til klienten på jeres egen iPad i rummet. Er klienten under 15 år (eller en ung, som psykologen skriftligt har vurderet ikke selv kan overskue det), er det en voksen med forældremyndighed, der svarer.

Klienten skriver under med fingeren, som på papir — på sin egen telefon via linket eller på klinikkens iPad, der rækkes over bordet. I samme øjeblik laver Anotera erklæringen som pdf: klinikkens navn, det, der blev læst, hvert punkt med afkrydsningen, dato og klokkeslæt, og underskriften lagt ind som streger med en pen, der er tyk, hvor der blev skrevet langsomt. Den ligger på klientens kort med et fingeraftryk af filen, klienten får sin egen kopi på mail og kan hente den fra sit link, og den laves aldrig om bagefter. På kortet — i appen og i konsollen — åbnes den med ét tryk, og den kan deles, gemmes, skrives ud eller sendes til klienten igen med klinikkens egen mail. Kan klienten ikke tegne, tæller navnet som underskrift — og dokumentet siger, at det er skrevet på tastaturet. Indtil MitID kommer, er det den bedste dokumentation, der findes uden papir.

Et samtykke er ikke evigt. Anotera regner fra klientens seneste svar og siger til en måned før fristen — på stamkortet, i klientlisten og på forsiden — og «Opdater samtykke» sender skemaet igen, hvor klienten kan se, hvad hun svarede sidst. Fristen følger klinikkens land: i Danmark to år (loven sætter ingen frist for de her samtykker; Datatilsynet beder om, at der følges op med jævne mellemrum, og samtykke til at give helbredsoplysninger videre bortfalder efter sundhedsloven senest efter ét år — det passer de specifikke samtykker selv på), i USA ét år efter HIPAA. Klinikken kan sætte sin egen frist, eller slå fornyelsen fra.

På klientens kort står hvert punkt i skemaet for sig, med svaret ved siden af: Ja, Nej, Ikke spurgt eller Venter på svar. Et tryk på «Ikke spurgt» spørger om netop det punkt med det samme, på de samme måder som skemaet: et link, en underskrift i rummet eller papir. Skal der spørges om flere på én gang, sætter man flueben ved dem; de punkter, klienten ikke er spurgt om, har fluebenet på forhånd. Klienten får kun de valgte punkter at se — og det, de hviler på, hvis hun ikke allerede har sagt ja til det — og det, hun har svaret før, gælder stadig. At spørge om ét punkt fornyer ikke de andre.

Skal noget videre til lægen, kommunen, skolen, forsikringen, en arbejdsgiver eller en pårørende, spørges der om netop det: én modtager og en dato, hvor samtykket udløber — som standard 30 dage, højst 180. Klienten ser den tekst, der gælder, i rummet eller i et link; på papir og mundtligt kan svaret noteres, men et mundtligt ja er det svageste bevis, og appen siger det. Et nej bliver også gemt, og et samtykke kan markeres som brugt eller trækkes tilbage — men det overskrives eller slettes aldrig. Gælder det et barn under 15 år (eller en ung, som er vurderet ikke selv at kunne overskue det), er det den voksne med forældremyndighed, der giver samtykket, og teksten handler om barnet — står der ingen voksen på kortet, kan samtykket ikke oprettes. Teksten kan rettes til den konkrete sag og gemmes som skabelon — fx «Indhentning af journal fra egen læge» — så den næste klient kan få den samme. Skabelonen gemmes med sine felter ({modtager}, {hvad}, {gyldigTil}), aldrig med en klients navn eller oplysninger, og skabelonerne oprettes, rettes og slettes under Opsætning › Samtykkeskema.

Et bilag, ikke et dokument. Fortløbende numre uden huller, egen række pr. CVR — to psykologer i samme klinik er to virksomheder — og ingen «ret»-knap nogen steder: fortryder man, laves en kreditnota, som selv får det næste nummer. En kvittering, klienten har sendt til «danmark», findes i verden.

Én regel pr. betalertype — selvbetalere, forsikringsselskaber (og pr. selskab), kommune, region og stat, andre betalere som forælder, værge eller arbejdsgiver — siger, hvornår og hvordan en afholdt samtale bliver til en regning: straks, når samtalen markeres afholdt, eller den første i måneden for forrige måned; som kladde, psykologen selv bogfører, eller bogført — og om den sendes på mail med det samme. For måneden: én faktura pr. klient, én samlet faktura til selskabet med alle klienter på, navn og sagsnummer på hver linje — eller slet ingen faktura, kun en opgørelse (liste, csv) til de selskaber, der selv afregner, hvor psykologen sætter «afregnet», når det er sket. Pr. betaler vælges, hvad der står på fakturaen ud over det lovpligtige: sagsnummer, rekvirent, policenummer, fødselsdato, dato og klokkeslæt — CPR kun, hvis klinikken slår det til. Intet sker, før klinikken har sat en regel, og intet sendes, før «send» er slået til. Det, automatikken gør, står i en log i appen og i konsollen.

«Hvornår var det, hun fortalte om sin mor?» Notater, udkast, rå udskrifter, breve og beskeder på én gang. «søvn» finder «søvnproblemer», og hvert fund bærer sin kilde — et citat fra en rå udskrift er noget, der blev sagt, ikke noget, nogen har skrevet under på.

Klinikken opretter sig selv og er oppe med det samme. Booking med kode på sms, mine tider, videomøde og konsol ligger på klinikkens eget underdomæne. Ingen hjemmeside nødvendig — adressen er hjemmesiden.

Klinikken peger sit domæne på Anotera. Samme sider, samme konsol, klinikkens eget navn i adresselinjen. Certifikatet hentes af sig selv, første gang nogen åbner adressen.

Én linje på den side, klinikken allerede har, og bookingen og mine tider tegnes dér — i klinikkens egen side, med klinikkens egen stil rundt om. Kun den hjemmeside, klinikken selv har skrevet ind, får lov.

Klienter, aftaler, kalender, journal og fakturaer gennem de samme ruter og felter som Terapeutbooking/EasyPractice. Et regnskabsprogram eller en hjemmeside, der taler med dem, taler med Anotera efter et skift af adresse og nøgle.

Klienter, aftaler, journalnotater og ydelser flyttes over med klinikkens egen API-nøgle fra Terapeutbooking/EasyPractice — eller fra eksportfiler, så enhver CSV- eller Excel-fil kan bruges. Det kan køres igen uden dubletter, og der sendes ingenting til nogen. Fakturaer flyttes ikke.

Navn, adresse på nettet, psykologens navn og et mobilnummer. Kode på sms, og klinikken findes — med sin egen nøgle, vist én gang. Anotera ser den bagefter og kan lukke den. Kontrollen ligger efter, ikke før.