At skifte system må ikke koste en weekend med copy-paste

Nøglen eller filerne

Terapeutbooking er EasyPractice med dansk navn, og API'et er det samme. Den korteste vej er derfor en nøgle: I laver den i det gamle system under Indstillinger → API med læseadgang til klienter, aftaler, journaler og journalfiler, og sætter den ind hos os. Så henter serveren ydelser, klienter, aftaler, journalnotater og journalfiler og lægger dem ind, hvor de hører til — med et spor tilbage til det gamle id på hver eneste post.

Nøglen gemmes krypteret i behandlerens egen mappe, mens indflytningen står på, bruges til den ene opgave og slettes, når den er færdig. Den står aldrig i loggen. Loggen siger antal — aldrig navne.

Ikke alle har en nøgle, og en klinik, der allerede har sagt op, kan måske kun komme til eksporten. Den anden dør er derfor filerne: klienter, aftaler og journaler som CSV eller Excel, lagt op hos os én fil ad gangen. Det kræver ingen nøgle og intet net; rækkerne går gennem præcis de samme kortlægninger som nøglevejen, kørslen tager sekunder, og filerne slettes bagefter.

Tempoet ad nøglevejen bestemmer det gamle system: 60 kald i minuttet, og vi holder os under. For en klinik med nogle hundrede klienter og journaler skal I regne med en halv times tid, ikke et par sekunder. Det er i orden — det sker én gang, og bliver det afbrudt af net eller strøm, fortsætter det, hvor det slap.

Enhver fil med én række pr. klient

Filvejen er ikke bundet til Terapeutbooking. Kan det gamle system lægge en tabel ud — CSV med komma, semikolon eller tabulator, eller et Excel-ark — med én række pr. klient, aftale eller notat, kan den bruges. Kolonnerne gættes ud fra overskrifterne, på dansk og engelsk: «Fornavn», «E-mail», «Dato». I retter dér, hvor der blev gættet forkert, og det er alt.

I ser ikke hele tabellen, men kolonnerne, en prøve på fem rækker og tallene. Og I kan slå en hvilken som helst række op og se den, som den kommer til at se ud hos os: et stamkort, en aftale med dato, klokkeslæt, klient og ydelse, et notat med dato og tekst. En række, der ikke kan bruges — en aftale uden klokkeslæt — står markeret som sprunget over, før der er kørt noget.

Har serveren en sprogmodel, kan den hjælpe med at gætte kortlægningen. Den ser kun overskrifterne og værdiernes form — bogstav eller tal — aldrig selve værdierne. Et navn, et cpr-nummer eller et notat bliver ikke sendt til den.

• Det mindste, en fil skal have. En klient skal have et navn, eller et fornavn og et efternavn. En aftale skal have en start eller en dato, og en klient: navn, id eller e-mail. Et notat skal have en klient og en tekst eller en overskrift. En ydelse skal have et navn. Mangler det, kan filen ikke køres, og skærmen siger hvad.
• Et id, selv om filen ingen har. Står der ikke et id i rækkerne, laves ét af det, der er: navn, mail og telefon for en klient, start, klient og ydelse for en aftale. Den samme fil to gange giver de samme id'er — og dermed ikke to af noget.
• Klienter, der kun står i aftalerne. Står en klient i aftalefilen, men ikke i klientfilen, oprettes hun med det, der er — navnet — frem for at aftalen bliver en anonym blok. Tallet bagefter siger, hvor mange det gjaldt.

En fil, der ikke er i UTF-8, læses alligevel — og der står en advarsel om, at æ, ø og å er læst som Windows-tegnsæt, så I kan se efter i prøven, før I kører.

Det, der gælder ad begge døre

• Det kan køres igen. Hver post husker, hvor den kom fra. Kører I indflytningen to gange, bliver der ikke to af hver klient: anden gang opdateres det, der er ændret, og resten lades være. Klienter matches på det gamle id, så på cpr, så på e-mail eller telefon, så på navn — én person, én post.
• Der sendes ingenting. Ikke én bekræftelse, ikke én sms. Aftalerne lægges ind som det, de er — historik og kommende tider — og klienterne har allerede fået besked om dem fra det gamle system.
• Aftaler får den status, de har. Dem, der er passeret, bliver «afholdt» — eller aflyst og udeblevet, hvis det gamle system sagde det. Dem, der kommer, bliver «bekræftet».
• Notater bliver notater. Godkendte, med den gamle dato og «Terapeutbooking» som kilde, så ingen tror, de er skrevet her. En kladde bliver en kladde. Journalfiler kommer med, som de er — ad nøglevejen.
• Ydelser bookes ikke online af sig selv. De står på listen med varighed og pris, men kan ikke bookes online, før I selv slår det til. En ydelse, der pludselig kan bookes af alle, fordi den blev flyttet, er ikke en beslutning, nogen har taget.

Reglerne er de samme, uanset hvilken dør I går ind ad. Det er én kortlægning med to indgange, ikke to systemer.

Eksporten i Terapeutbooking — og nøglen

Eksporten laves i Terapeutbooking under Indstillinger → Import/Eksport: klienter, aftaler og journaler, som CSV eller Excel. Filerne kan hentes i 24 timer, så lav den en dag, hvor I har tid til at lægge dem op med det samme. Ydelser kan lægges op som en fil for sig; er der ingen, laves de ud fra aftalerne.

Hos os lægges filerne op én ad gangen, én pr. slags. Slagsen gættes ud fra indholdet, og en ny fil af samme slags afløser den gamle, så I kan prøve igen. Se kortlægningen efter, slå et par rækker op, og kør. Tallene bagefter siger, hvad der blev til hvad: klienter, nye klienter, aftaler, notater, sprunget over.

Vælger I nøglen i stedet: Indstillinger → API i Terapeutbooking, en nøgle med læseadgang til klienter, aftaler, journaler og journalfiler — og så ind hos os. Bliver nøglen afvist, laver I en ny samme sted og prøver igen.

De to døre kører ikke samtidig. Er en indflytning med nøglen i gang, kan filerne ikke køres, før den er færdig.

Det, der ikke flyttes — og hvor langt vi er

• Fakturaer. Bogføringen ligger i det gamle system og hos bogholderen, og en faktura, der pludselig findes i to systemer med hver sin nummerrække, er en revisionsanmærkning. Skal de gemmes, eksporteres de fra det gamle system som PDF.
• Journalfiler kun ad nøglevejen. Eksportfilerne har ikke de dokumenter med, der lå på journalen. Vil I have dem med over, skal det være med nøglen.
• Kollegers kalendere. Nøglen henter behandlerens egen kalender. Aftaler i andre behandleres kalendere hører til andre brugere og kommer ikke med — de tælles, så I kan se, hvor mange der blev ladt tilbage. Hver behandler flytter sin egen ind.

Status er den, der står på systemsiden: bygget, ikke i drift. Begge døre er bygget og prøvet med eksportfiler, men ingen af dem har endnu kørt i drift mod en rigtig klinik. Det kommer til at stå her, indtil det er sket — og der loves ingen dato.