Cambiare sistema non deve costare un fine settimana di copia-incolla

La chiave o i file

Terapeutbooking è EasyPractice con un nome danese, e l’API è la stessa. La via più breve è quindi una chiave: la create nel vecchio sistema sotto Impostazioni → API, con accesso in lettura a clienti, appuntamenti, cartelle e file delle cartelle, e la inserite da noi. Il server recupera allora prestazioni, clienti, appuntamenti, note cliniche e file delle cartelle e li colloca dove devono stare — con una traccia che riporta al vecchio id su ogni singolo record.

La chiave è conservata cifrata nella cartella del clinico per tutta la durata del trasferimento, serve a quel solo compito e viene cancellata quando è finito. Non compare mai nel registro. Il registro riporta numeri — mai nomi.

Non tutti hanno una chiave, e uno studio che ha già disdetto forse può raggiungere soltanto l’esportazione. La seconda porta sono quindi i file: clienti, appuntamenti e cartelle in CSV o Excel, caricati da noi un file alla volta. Non servono né chiave né rete; le righe passano esattamente dalle stesse mappature della via con la chiave, l’esecuzione dura pochi secondi e i file vengono cancellati subito dopo.

Il ritmo della via con la chiave lo stabilisce il vecchio sistema: 60 chiamate al minuto, e noi restiamo al di sotto. Per uno studio con qualche centinaio di clienti e cartelle, contate una mezz’ora, non un paio di secondi. Va bene così — succede una volta sola, e se la rete o la corrente lo interrompono, riprende da dove si era fermato.

Qualsiasi file con una riga per cliente

La via dei file non è legata a Terapeutbooking. Se il vecchio sistema sa produrre una tabella — CSV con virgole, punti e virgola o tabulazioni, oppure un foglio Excel — con una riga per cliente, appuntamento o nota, si può usare. Le colonne vengono indovinate dalle intestazioni, in danese e in inglese: «Nome», «E-mail», «Data». Voi correggete dove si è indovinato male, e questo è tutto.

Non vedete l’intera tabella, ma le colonne, un campione di cinque righe e i numeri. E potete aprire qualsiasi riga e vederla come apparirà da noi: una scheda cliente, un appuntamento con data, ora, cliente e prestazione, una nota con data e testo. Una riga che non si può usare — un appuntamento senza orario — risulta segnata come saltata prima che venga eseguito qualsiasi cosa.

Se il server dispone di un modello linguistico, questo può aiutare a indovinare la mappatura. Vede soltanto le intestazioni e la forma dei valori — lettera o cifra — mai i valori stessi. Un nome, un numero CPR o una nota non gli vengono inviati.

• Il minimo che un file deve contenere. Un cliente deve avere un nome, oppure un nome e un cognome. Un appuntamento deve avere un inizio o una data, e un cliente: nome, id o e-mail. Una nota deve avere un cliente e un testo o un titolo. Una prestazione deve avere un nome. Se manca, il file non può essere eseguito, e lo schermo dice che cosa manca.
• Un id, anche se il file non ne ha. Se le righe non riportano un id, se ne ricava uno da ciò che c’è: nome, e-mail e telefono per un cliente, inizio, cliente e prestazione per un appuntamento. Lo stesso file due volte dà gli stessi id — e quindi non due copie di nulla.
• Clienti che compaiono solo negli appuntamenti. Se un cliente sta nel file degli appuntamenti ma non in quello dei clienti, viene creato con ciò che c’è — il nome — invece che lasciare l’appuntamento come un blocco anonimo. Il conteggio finale dice a quanti è successo.

Un file che non è in UTF-8 viene letto lo stesso — e un avviso segnala che æ, ø e å sono stati letti con il set di caratteri Windows, così potete controllare il campione prima di eseguire.

Ciò che vale per entrambe le porte

• Si può eseguire di nuovo. Ogni record ricorda da dove viene. Se eseguite il trasferimento due volte, non ci saranno due copie di ogni cliente: la seconda volta si aggiorna ciò che è cambiato e il resto resta com’è. I clienti vengono abbinati sul vecchio id, poi sul numero CPR, poi su e-mail o telefono, poi sul nome — una persona, un record.
• Non viene inviato nulla. Non una conferma, non un sms. Gli appuntamenti entrano per ciò che sono — storico e orari futuri — e i clienti ne sono già stati informati dal vecchio sistema.
• Gli appuntamenti mantengono lo stato che hanno. Quelli passati diventano «svolti» — oppure annullati e non presentati, se il vecchio sistema lo diceva. Quelli futuri diventano «confermati».
• Le note restano note. Approvate, con la data originale e «Terapeutbooking» come fonte, così nessuno crede che siano state scritte qui. Una bozza resta una bozza. I file delle cartelle passano così come sono — per la via con la chiave.
• Le prestazioni non diventano prenotabili online da sole. Stanno nell’elenco con durata e prezzo, ma non si possono prenotare online finché non lo attivate voi. Una prestazione che all’improvviso chiunque può prenotare perché è stata trasferita non è una decisione che qualcuno ha preso.

Le regole sono le stesse da qualunque porta entriate. È una sola mappatura con due ingressi, non due sistemi.

L’esportazione in Terapeutbooking — e la chiave

L’esportazione si fa in Terapeutbooking sotto Impostazioni → Importa/Esporta (Indstillinger → Import/Eksport): clienti, appuntamenti e cartelle, in CSV o Excel. I file restano scaricabili per 24 ore, quindi fatela in un giorno in cui avete il tempo di caricarli subito. Le prestazioni si possono caricare come file a parte; se non c’è, vengono ricavate dagli appuntamenti.

Da noi i file si caricano uno alla volta, uno per tipo. Il tipo viene indovinato dal contenuto, e un nuovo file dello stesso tipo sostituisce il precedente, così potete riprovare. Controllate la mappatura, aprite qualche riga, ed eseguite. I numeri alla fine dicono che cosa è diventato che cosa: clienti, nuovi clienti, appuntamenti, note, righe saltate.

Se scegliete invece la chiave: Impostazioni → API in Terapeutbooking, una chiave con accesso in lettura a clienti, appuntamenti, cartelle e file delle cartelle — e poi dentro da noi. Se la chiave viene rifiutata, ne create una nuova nello stesso punto e riprovate.

Le due porte non lavorano contemporaneamente. Mentre un trasferimento con la chiave è in corso, i file non possono essere eseguiti finché non è finito.

Ciò che non viene trasferito — e a che punto siamo

• Fatture. La contabilità sta nel vecchio sistema e dal commercialista, e una fattura che all’improvviso esiste in due sistemi con due numerazioni diverse è un rilievo di revisione. Se vanno conservate, si esportano dal vecchio sistema in PDF.
• File delle cartelle solo per la via con la chiave. I file di esportazione non contengono i documenti allegati alla cartella. Se li volete con voi, dev’essere con la chiave.
• I calendari dei colleghi. La chiave recupera il calendario del clinico stesso. Gli appuntamenti nei calendari di altri clinici appartengono ad altri utenti e non passano — vengono contati, così potete vedere quanti sono rimasti indietro. Ogni clinico trasferisce il proprio.

Lo stato è quello indicato nella pagina del sistema: costruito, non in servizio. Entrambe le porte sono state costruite e provate con file di esportazione, ma nessuna delle due è ancora stata usata in servizio con uno studio reale. Resterà scritto qui finché non sarà successo — e non viene promessa alcuna data.